Guida all’autocertificazione

Scheda: L'autocertificazione è una dichiarazione che l'interessato redige e sottoscrive nel proprio  interesse su stati, fatti e qualità personali e che utilizza nei rapporti con la P.A. e con i  concessionari e i gestori di pubblici servizi. Nel rapporto con un soggetto privato il ricorso  all'autocertificazione è rimandato alla discrezionalità di quest'ultimo. Tale dichiarazione può sostituire:
  1. le normali certificazioni e
  2. gli atti notori.

QUALI SONO LE DICHIARAZIONI CHE SOSTITUISCONO LE  AUTOCERTIFICAZIONI?

L'art. 2 della legge 15/68 "Norme sulla documentazione amministrativa e sulla  legalizzazione e autenticazione di firme" prevede i casi in cui si può ricorrere all'autocertificazione:
  • data e luogo di nascita;
  • la residenza;
  • la cittadinanza;
  • il godimento dei diritti politici;
  • lo stato di celibe, coniugato o vedovo;
  • lo stato di famiglia;
  • l'esistenza in vita;
  • la nascita del figlio;
  • il decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente;
  • la posizione agli effetti degli obblighi militari;
  • l'iscrizione in albi o elenchi tenuti dalla p.a.
L'art. 1 c. l del decreto del presidente della repubblica n. 403/98 "Regolamento di  attuazione degli articoli 1, 2 e 3 della legge 15 maggio 1997. n. 127 in materia di   semplificazione delle certificazioni amministrative" ha ulteriormente esteso il ricorso all'autocertificazione e contempla i seguenti casi:
  • titoli di studio acquisiti;
  • qualifiche professionali;
  • esami sostenuti universitari e di stato;
  • titoli di specializzazione;
  • titoli di abilitazione;
  • titoli di formazione;
  • titoli di aggiornamento;
  • titoli di qualificazione tecnica;
  • situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione di benefici e vantaggi di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;
  • assolvimento di specifici obblighi contributivi con 1'indicazione dell'ammontare;
  • codice fiscale;
  • Partita Iva;
  • qualsiasi dato dell'anagrafe tributaria;
  • stato di disoccupazione;
  • qualità di pensionato e categoria di pensione;
  • qualità di studente;
  • qualità di casalinga;
  • qualità legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e  simili;
  • iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
  • adempimento o meno degli obblighi militari comprese quelle di cui all'art. 77 del  decreto del presidente della repubb1ica n. 237/64 come modificato dall'art. 22 della  legge 958/86;
  • assenza di condanne e penali;
  • tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile.

QUALI SONO LE DICHIARAZIONI CHE SOSTITUISCONO GLI ATTI NOTORI?

  • Tutti gli stati, fatti e qualità personali che siano a diretta conoscenza dell'interessato non compresi nell'elenco di cui al punto 1 sono comprovati dall'interessato, a titolo definitivo, mediante la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà (art. 4, legge 15/68 e art. 2 comma 1, decreto del presidente della repubblica n. 403/98). Queste dichiarazioni possono essere presentate anche contestualmente all'istanza e sono  sottoscritte dall'interessato in presenza del dipendente addetto (art. 3, c. 1 decreto del presidente della repubblica n. 403/98).
  • Tutti gli stati, fatti e qualità personali di cui il dichiarante ha diretta conoscenza e rende nel proprio interesse anche quando riguardano altri soggetti (art. 2 comma 2, decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98). Tale dichiarazione sostitutiva riguarda anche la conoscenza del fatto che la copia di una pubblicazione è conforme all'originale (art. 2, comma 2, decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98).

QUAL È LA VALIDITÀ DELLE DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE DI CERTIFICAZIONI E DI ATTI NOTORI?

  • I certificati rilasciati dalle pubbliche a amministrazioni attestanti  stati e fatti personali non soggetti a modificazioni hanno validità illimitata;
  • e restanti certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data di rilascio (art. 2, comma 3, L. 127/97);
  • e dichiarazioni sostitutive di certificazioni e la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà per i casi suindicati dagli artt. 2 e 4 della L. 15/68 hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono (art. 6, comma 1, decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98).

QUALI SONO I CASI IN CUI E PREVISTA SOLO L'AUTOCERTIFICAZIONE?

  • Per i certificati, gli estratti e gli attestati da presentare per le iscrizioni nelle scuole e università;
  • per i certificati, gli estratti e gli attestati da presentare, a qualsiasi titolo, negli uffici della motorizzazione civile; per i certificati e gli estratti ricavabili dai registri dello stato civile e dai registri demografici richiesti dai comuni per i procedimenti di loro competenza (art. 1, comma 2, decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98).

COME SI PUÒ FARE L'AUTOCERTIFICAZIONE?

  1. Per le dichiarazioni sostitutive dei certificati:
    • scrivendo su carta semplice e firmando sotto la propria ed esclusiva responsabilità (non e necessario firmare davanti all'impiegato) o compilando dichiarazioni  sostitutive;
    • trasmettendo documenti, atti e certificati per fax, per posta o mezzo telematico e informatico, alle amministrazioni pubbliche.
  2. per le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà:
    • dichiarando fatti, stati o qualità personali a diretta conoscenza dell'interessato dinanzi al funzionario competente a ricevere la documentazione, o dinanzi a un notaio, cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato dal sindaco (art. 4, L. 15/68);
    • dichiarando stati, fatti o qualità personali a diretta conoscenza dell'interessato e non compresi nell'elenco di cui al punto 1, anche contestualmente all'istanza e sottoscritti dall'interessato in presenza del dipendente addetto (art. 3, comma 1, decreto del presidente della repubblica n. 403/98);
    • qualora si tratti di stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di un altro soggetto pubblico e l'amministrazione ritenga necessario controllare la veridicità delle dichiarazioni. Le amministrazioni hanno 15 giorni di tempo dalle dichiarazioni per richiedere la necessaria documentazione. è possibile inviare una copia fotostatica, ancorché non autenticata dei certificati di cui l'interessato sia già in possesso anche attraverso strumenti telematici e informatici (art. 2, comma 3, decreto del presidente della repubblica n. 403/98).Per chi partecipa ai concorsi pubblici non e prevista più la presentazione di copia autentica (quindi in bollo) dei titoli ma una semplice dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà che dichiari la conformità all'originale. Le amministrazioni non possono richiedere l'autenticazione della sottoscrizione delle domande per la partecipazione a selezioni per assunzioni in pubblici concorsi (art. 3, comma 5, L. 127/97)

QUANDO L'AMMINISTRAZIONE PUÒ ACQUISIRE D'UFFICIO I DOCUMENTI?

Quando le amministrazioni ritengono necessario acquisire degli estratti diversi da fatti  relativi a cambiamento di stato civile, per particolari motivi inerenti alle proprie finalità (art. 9, comma 2, decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98). La trasmissione di dati tra le amministrazioni può avvenire anche attraverso sistemi informatici e telematici garantendo il diritto alla riservatezza delle persone (art. 2, comma 5, L. 127/97).

CHE COSA SUCCEDE PER COLORO CHE NON SANNO O NON POSSONO FIRMARE UNA DICHIARAZIONE?

L'amministrazione dovrà accertare l'identità del dichiarante e menzionare la causa dell'impedimento a sottoscrivere la dichiarazione (art. 4, decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98).

LE MODALITÀ PREVISTE DI AUTOCERTIFICAZIONE SI APPLICANO ANCHE AI CITTADINI STRANIERI?

  1. Per i cittadini della comunità europea si applicano le stesse modalità previste per i cittadini italiani (art. 5, decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98)
  2. Per i cittadini extracomunitari residenti in Italia possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui al comma 1 solo in cui si tratti di comprovare stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici o privati italiani (art. 5, decreto del presidente della repubblica n. 403/98).

QUALI SONO LE SANZIONI PER I CITTADINI?

Se le amministrazioni hanno dubbi sulla veridicità delle auto certificazioni sono tenute a  effettuare i controlli necessari. Le dichiarazioni mendaci, la falsità negli atti e l'uso di atti falsi sono puniti ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia (art. 26, L. 15/68). Il dichiarante inoltre decade dai benefici eventualmente conseguiti da provvedimenti sulla base di dichiarazioni non veritiere (art.ll comma 3, decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98).

QUALI SONO LE CONDIZIONI PREVISTE PER GLI IMPIEGATI CHE NON ACCETTANO L'AUTOCERTIFICAZIONE?

L'impiegato responsabile incorre nella violazione dei doveri d'ufficio nei seguenti casi:
  1. quando non accetta l'autocertificazione nei casi consentiti (art. 3, comma 4, L.127/97);
  2. quando non accetta la dichiarazione sostitutiva, nei casi consentita, in luogo della  produzione di atti di notorietà (art. 3 comma 3, decreto del Presidente della Repubblica n. 403198);
  3. quando rifiuta l'indicazione di stati, fatti e qualità personali mediante l'esibizione di un documento di riconoscimento in corso di validità (art. 7 comma 5 dpr 403/98).
(Tratta dal quotidiano ITALIA OGGI del 04/03/99)   Per maggiori informazioni: www.comuni.it/autocertificazione Un modulo per ogni occasione ... (servizio offerto da www.comuni.it)
Ufficio di competenza:Area Amministrativa, Vigilanza e Commercio
Allegati: Autocertificazione stato di famiglia - residenza
Dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà da presentare alla P.A.
Dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà in rapporti tra privati
Dichiarazione sostitutiva di certificazione
Dichiarazione sostitutiva per uso successione